Участники специальной военной операции, члены их семей, волонтёры и представители организаций, оказывающих помощь участникам СВО, могут передать документы, фотографии, видеозаписи и воспоминания на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Сохранение таких материалов позволит сформировать достоверные документальные свидетельства о событиях специальной военной операции, её участниках, работе добровольцев и помощи, оказываемой военнослужащим и их семьям.
Кто может передать документы
Обратиться в архив могут:
- военнослужащие любых воинских званий, видов и родов войск;
- бывшие военнослужащие;
- сотрудники частных военных компаний;
- участники добровольческих формирований;
- волонтёры;
- участники фондов и программ поддержки СВО;
- члены семей участников специальной военной операции;
- другие лица, имеющие отношение к событиям СВО.
Какие материалы принимаются в архив
На постоянное хранение могут быть переданы документы на бумажных и электронных носителях, в том числе:
- удостоверения, свидетельства, военные билеты и другие личные документы;
- дневники, записные книжки, мемуары и воспоминания;
- аудио-, видео- и текстовые интервью с участниками СВО, их родственниками и знакомыми;
- письма и другая переписка;
- фотографии и видеозаписи;
- песни, стихи, рисунки и другие творческие работы;
- статьи, газетные и журнальные публикации об участниках СВО;
- иные документы и предметы по согласованию с архивом.
Переданные материалы предварительно изучаются специалистами. Документы, не отобранные для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, возвращаются владельцу в установленном порядке.
Как оформляется передача
Передача документов на постоянное хранение оформляется договором. Материалы принимаются по сдаточной описи, после чего специалисты архива проводят их изучение и отбор.
Документы, представляющие историческую ценность, могут быть сформированы в отдельный фонд личного происхождения либо включены в тематическую архивную коллекцию.
Все подготовленные архивом описи и акты согласовываются с лицом, передающим материалы. Передача документов осуществляется бесплатно и не влечёт финансовых расходов для граждан.
Можно ли ограничить доступ к документам
В соответствии с частью 3 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть ограничен на срок до 75 лет со дня создания документов.
Лицо, передающее документы, вправе установить другой срок ограничения доступа — уменьшить, увеличить или снять его. Условия доступа к материалам указываются в договоре передачи документов.
Как обратиться в архив
Заявление можно подать:
- при личном посещении государственного или муниципального архива;
- по почте;
- в электронной форме;
- другим доступным способом по согласованию с архивом.
В обращении необходимо указать:
- наименование архива;
- фамилию, имя и отчество заявителя;
- почтовый адрес, адрес электронной почты и контактный телефон;
- суть обращения;
- сведения о документах и материалах, которые планируется передать;
- дату и личную подпись.
Устные и письменные обращения граждан подлежат обязательному рассмотрению.
Сведения о государственных и муниципальных архивах, их адресах, телефонах и официальных сайтах размещены на портале Архивы России в разделе «Архивная сеть Российской Федерации».
Форма заявления о намерении передать документы на постоянное хранение содержится в прилагаемой памятке.